Cogead

Coordenação – Geral de Administração

Sumário

1 Identificação

2 Elementos do processo

2.1 Itens do fluxograma

2.1.1  Documento

2.1.2  Buscar documento

2.1.3  Desvio exclusivo

2.1.4  Entregar documento ao usuário (Encontrado)

2.1.5  Desarquivar documento

2.1.6  Realizar busca no SGA (Não encontrado)

2.1.7  Desvio exclusivo

2.1.8  Informar movimentação (Não arquivado)

2.1.9  Finalizar processo

2.1.10  Realizar nova busca (Arquivado)

2.1.11  Desvio exclusivo

2.1.12  Liberar documento (Localizado)

2.1.13  Desarquivar documento

2.1.14  Implantar ações (Não localizado)

2.1.15  Desvio exclusivo

2.1.16  Comunicar requisitante (Eficaz)

2.1.17  Orientar reconstituição (Ineficaz)

2.1.18  Processo Finalizado

2.2 Atores

2.3 Áreas de Interação

2.3.1 Seção de Arquivo e Microfilmagem - Sam

2.3.2 Requisitante

3 Registros

4 Anexos

1 Identificação

Processo:

Gerenciar Documentos Administrativos.

Subprocesso:

Desarquivar Documentos.

Responsáveis:

Sam – Seção de Arquivo e Microfilmagem.

Clientes:

Área/Unidade Requisitante.

Regras do negócio:

POP 020001230/001 - Procedimento Operacional Padrão para Arquivamento e Desarquivamento de Processo Administrativo Físico, revisão: atualizada; disponível em : http://www.dirad.fiocruz.br/?q=content/procedimento-operacional-padr%C3%A3o-pop;

Portaria Interministerial MJ/MP 1677, de 07 de outubro de 2015 - Ministério da Justiça, Governo Federal; disponível em: http://conarq.arquivonacional.gov.br/conarq/legislacao/portarias-federais/401-portaria-interministerial-mj-mp-n-1-677,-de-7-de-outubro-de-2015.html.

2 Elementos do processo

2.1 Itens do fluxograma

2.1.1  Documento

O processo administrativo inicia quando o usuário solicita o desarquivamento através de e-mail, telefone ou pessoalmente, imprimindo a Guia de Desarquivamento de Processos no Sistema SGA e entrega no SAM para retirar o documento.

2.1.2  Buscar documento

É realizada busca no acervo para identificar a caixa arquivo onde o documento está arquivado.

2.1.3  Desvio exclusivo

Item que indica mais de um caminho a seguir no processo: Documento - Encontrado e Não encontrado.

2.1.4  Entregar documento ao usuário (Encontrado)

O documento é entregue ao usuário após análise da solicitação descrita na guia de desarquivamento,  despacho conforme solicitação.

Ao entregar o documento físico, o usuário e o colaborador do SAM assina a Guia de Desarquivamento de Processo. 

2.1.5  Desarquivar documento

O processo termina com a entrega do documento solicitado pela área requisitante e o desarquivamento com o registro de saída do documento no Sistema SGA Processo.

Nota1: Em caso de suspensão temporária do Sistema SGA Documentos, é utilizado o “Guia de Movimentação de Manual”.

2.1.6  Realizar busca no SGA (Não encontrado)

Se o processo administrativo não for encontrado na caixa de arquivo, é feita pesquisa no Sistema SGA a fim de verificar a localização do documento.

2.1.7  Desvio exclusivo

Item que indica mais de um caminho a seguir no processo: Documento - Não arquivado e Arquivado.

2.1.8  Informar movimentação (Não arquivado)

Se o processo não foi encontrado  para desarquivar no SGA, o colaborador do Sam informa ao usuário a última movimentação.

2.1.9  Finalizar processo

O processo de desarquivamento não prossegue devido ao fato do documento não estar localizado no SAM.

2.1.10  Realizar nova busca (Arquivado)

Se o documento consta como “arquivado no SAM” no Sistema SGA, é realizada uma busca mais detalhada no acervo.

2.1.11  Desvio exclusivo

Item que indica mais de um caminho a seguir no processo: Documento - Localizado e Não localizado.

2.1.12  Liberar documento (Localizado)

Documento é entregue ao usuário.

2.1.13  Desarquivar documento

O processo termina com a entrega do documento solicitado pela área requisitante e o desarquivamento com o registro de saída do documento no Sistema SGA Processo.

2.1.14  Implantar ações (Não localizado)

Se o documento não for localizado, ações como: contato com os setores em que o documento (processo) tramitou e divulgação através da “Lista L” da Unidade são implantadas na tentativa de localizar o documento.

2.1.15  Desvio exclusivo

Item que indica mais de um caminho a seguir no processo: Ação - Eficaz e Ineficaz.

2.1.16  Comunicar requisitante (Eficaz)

Se a ação for eficaz o processo prossegue através da etapa “Informar Movimentação”.

2.1.17  Orientar reconstituição (Ineficaz)

Se a ação for ineficaz e o documento não localizado, o usuário recebe a orientação para a “reconstituição do processo original” junto ao Protocolo.

2.1.18  Processo Finalizado

O processo não está arquivado no Sam e novas ações de buscas já foram realizadas o processo é finalizado.

2.2 Atores

• Equipe de Atendimento e colaboradores capacitados - Seção de Arquivo e Microfilmagem - Sam.

2.3 Áreas de Interação

2.3.1 Seção de Arquivo e Microfilmagem - Sam

Responsável por realizar a busca e o desarquivamento do documento.

2.3.2 Requisitante

Responsável pela solicitação de desarquivamento e fornecimento das informações pertinentes.

3 Registros

                                                                                                                                                                    Tabela I - Registro

4 Anexos

Anexo I – Fluxograma do Processo Desarquivar Documentos.

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Documento assinado eletronicamente por JAQUELINE MACHADO RIBEIRO, Prestadora de Serviço, CPF: 106.312.777-73, em 19/07/2023, às 11:37, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por ROBERTO SOARES MOREIRA, Prestador de Serviço, CPF: 104.667.527-33, em 19/07/2023, às 14:38, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por MARCOS PAULO TIAGO DA SILVA, Prestador de Serviço, CPF: 078.786.627-03, em 19/07/2023, às 14:45, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por VALDEMIR FLORÊNCIO LOPES, Chefe da Seção da Arquivo e Microfilmagem, em 19/07/2023, às 14:49, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por OSVALDO LUIZ DE OLIVEIRA RAYMUNDO, Chefe do Departamento de Gestão da Informação Administrativa e Assessoria, em 20/07/2023, às 08:48, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.fiocruz.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 2758910 e o código CRC 970A5307.

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