Cogead

Coordenação – Geral de Administração

Sumário

1 Objetivo

2 Documentos de referência

3 Documentos complementares

4 Campo de aplicação

5 Sigla e definições

6 Responsabilidades

7 Descrição

7.1 Concessão

7.2 Restrições ao suprido

7.2.1 Não se concederá suprimento de fundos

7.3 Limites para suprimento de fundos mediante CPGF

7.4 Competência

7.5 Utilização

7.5.1 Para compra de material

7.5.2 Para aquisição de serviços

7.5.3 Comprovação das despesas

7.6 Prestação de compras

7.6.1 Prazo

7.6.2 Instrução processual

7.7 Análise e regularização contábeis

7.7.1 Reclassificação de despesa com suprimento de fundos

7.7.2 Anulação/Estorno do saldo não utilizado

7.8 Controle pela área Contábil

8 Registros

9 Anexos

1 Objetivo

Orientar a utilização correta das despesas através de suprimento de fundos.

2 Documentos de referência

Lei 4.320, de 17/03/1964 art.68 e 69                  

Decreto-Lei 200, de 25/02/1967;

Decreto 93.872, de 23/12/1986, alterado pelo Decreto 2.289 de

04/08/1997 e Decreto 5.026, de 30/03/2004 (O Decreto 6.370 de

01/02/2008 altera o artigo 45 e 47 do Decreto 93.872 e revoga os

Decretos 2.289 e 5.026);

Decreto 941, de 27/09/1993, alterado pelo Decreto 2.397, de 20/11/1997;

Decreto 9.412, de 18/06/2019, atualiza valores das modalidades de licitação de que trata o art.23 da Lei 8.666, de 21/06/1993;

Portaria MF 95, de 19/04/2002;

Portaria MP 41, de 04/03/2005, alterada pela Portaria 44, de 14/03/2006;

Portaria 1/2006;

IN STN 4, de 30/08/2004;

Decreto 5.355, de 25/01/2005, (Decreto 6.370 de 01/02/2008 altera Artigo 1º e 2º e revoga o artigo 6º do Decreto 5.355);

Decreto 5.635, de 26 de dezembro de 2005, (revogado pelo Decreto 6.370 de 01/02/2008);

Decreto 6.370 de 01/02/2008;

Decreto 6.467 de 30/05/2008;

Decreto 99188/1990;

Decreto 7372/2010;                                    

SIAFI/Macrofunção 02.11.21 - Suprimento de Fundos;

Manual de Contabilidade aplicada ao setor público: procedimentos Contábeis Orçamentários – Mat.Permanente;

Manual Procedimentos para utilização do suprimento de fundos, Adesão e utilização do cartão Corporativo do Governo Federal, Manual para registro de compras no Comprasnet/SIASG: http://intranet.dirad.fiocruz.br;

IN nº 09 de 03 de outubro de 2012: Dispõe sobre contenção de despesas na Administração Pública Federal, e dá outras providências.  “Cartão de visita, brindes, convites e outros dispêndios congêneres, de natureza pessoal”.

3 Documentos complementares

Não aplicável.

4 Campo de aplicação

Este procedimento aplica-se a todas as Unidades da Fiocruz.

5 Siglas e definições

Cartão de Pagamento do Governo Federal (CPGF) - meio de pagamento que proporciona à Administração Pública mais agilidade, controle e modernidade na gestão de recursos. O CPGF é emitido em nome da Unidade Gestora, com identificação do portador (Suprido).

SIAFI - Sistema Integrado de Administração Financeira o principal instrumento de gestão dos recursos públicos da Administração Pública Federal.

Suprido - Servidor que detenha autorização para proceder à execução financeira, com destinação estabelecida pelo Ordenador de Despesas, sendo responsável pela aplicação e comprovação dos recursos recebidos a título de suprimento de fundos.

Suprimento de Fundos (SF) - Adiantamento concedido a servidor, a critério e sob a responsabilidade do Ordenador de Despesas, com prazo certo para aplicação e comprovação dos gastos.

NS - Nota de Sistema

RD - Reclassificação de despesas

GRU - Guia de Recolhimento da União

6  Responsabilidades

SUPRIDO - Realizar registros das aquisições no COMPRASNET; realizar as aquisições obedecendo o respectivo POP e legislação; manter o processo ordenado e com prestação de contas em dia.

DEFIN/SECON - Analisar a abertura de processo de concessão de Suprimento, assim como prestação de contas e regularizações contábeis, além de dar suporte aos supridos das unidades centralizadas.

7 Descrição

7.1 Subitens da descrição

Será concedido suprimento de fundos para atender despesas de pequeno vulto, assim entendidas aquelas cujo valor, em cada caso, não ultrapassar o limite estabelecido em Portaria do Ministério da Fazenda.

Somente em casos especiais, devidamente justificadas e após a autorização do ordenador de despesa, será concedido suprimento de fundos para atender despesas eventuais, inclusive em viagens e com serviços especiais, que exijam pronto pagamento em espécie.

A concessão de suprimento de fundos deverá ocorrer por meio de Cartão de Pagamento do Governo Federal (CPGF).

As contas de suprimento de fundos somente poderão ser utilizadas em caráter excepcional onde comprovadamente não seja possível subordinar ao processo normal de aplicação, isto é, não seja possível o empenho direto ao fornecedor ou prestador, na forma da Lei 4320/64, precedido de licitação ou sua dispensa, em conformidade com a Lei 8.666/93.

Somente poderá ser concedido suprimento de fundos a servidor da Fiocruz.

7.2  Restrições ao Suprido

7.2.1  Não se concederá suprimentos de fundos

• A responsável por 2 (dois) suprimentos;

• A servidor que tenha a seu cargo a guarda ou a utilização do material a adquirir, salvo quando não houver na repartição outro servidor;

• A responsável por suprimento de fundos que, esgotado o prazo, não tenha prestado contas de sua aplicação/utilização;

• A servidor declarado em alcance, entendido como tal o que não prestou contas no prazo regulamentar ou o que teve suas contas recusadas ou impugnadas em virtude de desvio, desfalque, falta ou má aplicação dos recursos recebidos.

7.3 Limites para suprimento de fundos mediante CPGF

Fica o valor limite para a concessão de suprimento de fundos, para as despesas de pequeno vulto, estabelecido na Portaria 95/2002 MF de 19/04/2002 nos seguintes percentuais:

Tabela 1 – Valores de utilização

É vedado o fracionamento de despesas, seja por item adquirido ou fornecedor, ou do documento comprobatório para a adequação aos valores constantes na linha b da tabela acima (R$ 1.760,00 para compras e serviços e R$ 3.300,00 para obras e serviços de engenharia).

O valor do suprimento de fundos inclui os valores referentes às obrigações tributárias e de contribuições, não podendo em hipótese alguma ultrapassar os limites demonstrados na tabela acima.

Em se tratando de suprimento de fundos para a contratação de serviços de pessoa física, deve ser emitido simultaneamente, nota de empenho na natureza de despesa 33.91.47 – Obrigações tributárias e de contribuições para fazer face às despesas com contribuição previdenciária patronal, na proporção de 20% do empenho de pessoa física observando os limites estabelecidos na tabela acima.

Cada Unidade poderá utilizar até 04 (quatro) suprimento de fundos, no valor do teto constante na letra “a” da tabela acima, em cada natureza de despesa, obedecendo à proposta orçamentária do exercício, sendo que cada Unidade poderá ter até dois suprimentos na mesma natureza.

Em havendo necessidade da solicitação de uma terceira despesa de suprimento de fundos, no mesmo elemento, o processo deverá conter justificativa do servidor competente, ratificada pelo ordenador de despesas, quanto a excepcionalidade da referida despesa – real necessidade de urgência e emergência da compra e/ou contratação de serviço.

Cada processo poderá ser aberto com um ou mais elementos de despesas diferentes, respeitando o teto estabelecido na tabela acima.

7.4 Competência

Compete ao Ordenador de despesa de cada unidade autorizar a concessão de suprimento de fundos e aprovar a prestação de contas após análise da regularidade da utilização dos recursos pela respectiva área contábil da Unidade.

A proposta de concessão de suprimento de fundos deverá conter a finalidade e justificativa de sua utilização, indicando o fundamento normativo, a especificação da natureza da despesa e valor e, no caso de utilização do cartão corporativo, a sistemática de pagamento, fatura, na forma do anexo I desta POP.

É responsabilidade do suprido registrar as compras no sistema de detalhamento das despesas efetuadas – COMPRASNET.

No ato da concessão do suprimento de fundos constará obrigatoriamente o prazo máximo para utilização e prestação de contas dos recursos.

O Suprido responderá pela guarda e uso do CPGF, prestando contas das despesas realizadas ao final do período de aplicação.  Em casos de roubo, furto, perda ou extravio do cartão, o suprido deverá comunicar o ocorrido ao Banco do Brasil e ao Ordenador de Despesa.

7.5 Utilização

O pedido de suprimento de fundos deverá ser feito pelo suprido ao ordenador de despesa de sua Unidade no Formulário de concessão do Suprimento de Fundos - Anexo I deste POP, devidamente preenchido e assinado, onde constará assinalado a modalidade Cartão Corporativo autorizada a realização sem saque.

Após a autorização do ordenador de despesa, deverá ser providenciada a abertura do processo com encaminhamento a área Contábil da Unidade visando à verificação da inexistência de impedimento para a concessão de suprimento de fundos.

Não havendo impedimento para a concessão de suprimento de fundos a área Contábil solicita emissão de empenho e posterior pagamento, após isso o referido processo retorna à contabilidade para registros de controle de emissão de Suprimento de Fundos (SF).

A entrega de numerário ao suprido dar-se-á mediante disponibilidade financeira, por definição de limite de utilização no CPGF após a liquidação da despesa.

Fica vedada a realização de qualquer despesa por conta do suprimento de fundos antes da disponibilização financeira.

Todo procedimento de concessão de suprimento de fundos por meio de limite de utilização do cartão deve ser repetido a cada nova concessão, bem como a revogação do limite de utilização do cartão, depois de expirado o prazo de utilização.

A Unidade não poderá realizar despesas sem previsão de recursos financeiros que assegurem o pagamento da fatura do cartão no seu vencimento, o qual é todo dia 10 do mês corrente.

O suprido é o responsável pelo controle dos limites orçamentários definidos nas naturezas de despesas autorizadas, não sendo possível ultrapassar qualquer limite estabelecido, mesmo que seja possível efetuar o remanejamento orçamentário, sendo fato de restrição contábil e apuração de responsabilidade.

Os valores pagos referentes a multa/juros por atraso no pagamento da fatura ou ausência do recolhimento do INSS deverão ser ressarcidos ao erário público, após apuração das responsabilidades, por quem der a causa.  Destaca-se que a incidência de multa/juros não há previsão nos empenhos do suprimento de fundos, por tanto deverá ser feito um empenho específico no elemento de despesa para tal.

É vedada a aceitação de qualquer acréscimo de valor em função do pagamento por meio do cartão.

Em caso de divergência entre os dados constantes da fatura mensal e os comprovantes de vendas, a Unidade deverá notificar à instituição financeira autorizada para emissão do cartão para prestar os esclarecimentos necessários ou realizar os acertos cabíveis.

O prazo de utilização do suprimento de fundos é de no máximo 60 (sessenta) dias, contados a partir da data da emissão da liquidação da despesa. Poderá ser concedida a prorrogação por até 30 (trinta) dias, desde que devidamente justificado e fundamentada a necessidade e ratificada pelo ordenador de despesa da Unidade.

Quando se destinar a atender despesas em viagem, o prazo para aplicação será o da duração da viagem.

O prazo de utilização deverá obedecer aos prazos de encerramento do exercício financeiro.

Para realização da despesa é obrigatório o preenchimento do Formulário de Requisição para Despesas através de Suprimento de Fundos - Anexo II.

Na utilização do suprimento de fundos observar-se-á sempre as definições e finalidades previstas no ato de concessão e neste POP.

Quando o suprimento de fundos for na modalidade CPGF a despesa deverá ser realizada por meio de pagamento a um estabelecimento afiliado, utilizando-se a modalidade fatura.

Em hipótese alguma o suprimento de fundos poderá ser aplicado no mercado financeiro.

Não poderá ser adquirido através do suprimento de fundos equipamentos ou material permanente.

A utilização de suprimento de fundos tem como princípio compras de caráter excepcional onde comprovadamente não seja possível subordinar ao processo normal de aplicação, isto é, não seja possível o empenho direto ao fornecedor ou prestador, na forma da Lei 4320/64, precedido de licitação ou sua dispensa, em conformidade com a Lei 8.666/93. Desta forma as compras realizadas através da internet fogem a essência da regra de utilização deste procedimento.

7.5.1 Para compra de material

Deverá o requisitante, se o material fizer parte da linha regular de estoque da Unidade, preencher o formulário Anexo II e encaminhar ao responsável pelo almoxarifado da unidade que atestará a inexistência em estoque do material. Essa verificação sempre deverá ser prévia à aquisição do material.

Deverá o requisitante, caso o material e/ou serviço a ser contratado for de informática, preencher o formulário Anexo II e encaminhar ao responsável pela informática da Unidade para a verificação sobre a viabilidade da contratação daquele serviço ou da compra.

Deverá o requisitante consultar a COGIC ou o setor de manutenção da sua unidade, no caso de urgência comprovada na aquisição de materiais ou contratação de serviços para a manutenção de bens moveis e imóveis. A COGIC ou a área de manutenção da Unidade deverá manifestar-se no Anexo II deste POP.

7.5.2  Para aquisição de serviços

Deverá o requisitante, no caso de contratação de serviço de pessoa física, utilizar o Formulário de Requisição para Despesa através de Suprimento de Fundos - Anexo II e  realizar a despesa somente se o prestador possuir o número de inscrição no INSS (NIT) ou PIS/PASEP, tendo em vista que no ato do pagamento, deverá ser retido 11% do valor do serviço, com base na INS MPS/SRP no.03 e 14/07/2005.

Obrigar-se-á o Suprido a efetuar a inscrição no INSS do contribuinte individual caso o mesmo não tenha inscrição no INSS ou PIS/PASEP na data da contratação, tal procedimento dar-se-á através do site www.mpas.gov.br ou através do PREVFONE 135.

Deverá ser devolvido através de GRU (Guia de Recolhimento da União) o INSS retido sobre os serviços prestados por pessoa física, a respectiva GRU será preenchida e impressa no endereço (https://www.tesouro.fazenda.gov.br/gru) após clicar em impressão de GRU ou se dirige a Instituição Financeira responsável.

As informações dos prestadores de serviços deverão ser discriminadas na Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social – GFIP da Unidade nos prazos estabelecidos pela legislação.

O valor referente ao imposto sobre serviços – ISS, quando definida a exigência por lei municipal específica na localidade da prestação dos serviços, deverá ser retido do valor a ser pago ao prestador para recolhimento. O valor retido deverá ser devolvido através de GRU, a ser impressa no endereço (https://www.tesouro.fazenda.gov.br/gru) impressão de GRU ou se dirige a Instituição Financeira responsável.

7.5.3  Comprovação das despesas

Comprovar as despesas por documento fiscal específico, devidamente atestado por servidor que não o suprido, observando a natureza da despesa executada se material ou prestação de serviço, assim como também a discrição do material adquirido ou serviço prestado.

Deverá ser emitido recibo de serviço prestado por pessoa física que constará, obrigatoriamente e de forma clara, a descrição do serviço prestado, nome e CPF do prestador, valor do serviço, das retenções, valor líquido pago e o número da Inscrição do INSS ou PIS/PASEP.

A emissão dos comprovantes de despesas deverá ter as datas das emissões compreendidas dentro do período fixado para a aplicação dos recursos. Os respectivos comprovantes deverão ser emitidos em nome da Fundação Oswaldo Cruz ou da Unidade, indicando o CNPJ da respectiva Unidade, sempre em primeira via.

Deverão os comprovantes fiscais virem acompanhados do boleto/comprovante eletrônico de compra emitidos no momento da aquisição.

7.6  Prestação de contas

7.6.1  Prazo

Obrigar-se-á o Suprido a prestar contas no prazo de 5 (cinco) dias úteis após decorrido o prazo para utilização e/ou esgotado a disponibilidade financeira, mesmo que ainda não tenha decorrido o prazo para utilização.

Será instaurada tomada de contas especial, bem como inscrição de responsabilidade em conta contábil específica, caso o suprido não cumpra o prazo ora previsto.

7.6.2  Instrução processual

a) Formulário de Requisição para Despesa através de Suprimento de Fundos - Anexo II;

 b) Requisição para despesa através de Suprimento de Fundos, para cada documento comprobatório deverá ter o Formulário de Requisição para Despesa através de Suprimento de Fundos - Anexo II;

 c) Os documentos comprobatórios das despesas em ordem cronológica de realização, incluindo boleto/comprovante eletrônico (original e cópia), pois o mesmo se apaga com o tempo;

 d) O Formulário de prestação de contas do suprimento de fundos - Anexo III;

 e) Cópias da Guia de Previdência Social – GPS e do documento de arrecadação do Imposto sobre Serviço – ISS, se for o caso;

 f) Caso haja saldos a devolver por GRU, conforme descrito neste POP, o comprovante deverá ser juntado ao processo como parte da prestação de contas;

O processo deverá ser ordenado conforme a sequência estabelecida neste Item 6.6.2, sendo as suas folhas numeradas e rubricadas pelo suprido.

7.7  Análise e regularizações contábeis 

A Contabilidade no momento da análise do suprimento de fundos (vide item 7.8 deste procedimento) procederá a reclassificação das despesas realizadas pelo suprido e posterior anulação dos saldos de empenhos não utilizados, conforme telas abaixo.

7.7.1   Reclassificação de despesa com suprimento de fundos

Entrar no link: https://siafi.tesouro.gov.br > Siafi Web > login e senha;

Acessar a transação CONDH (Consulta Documento Hábil), informando o documento hábil de origem (SF) e clicar em Alterar Documento Hábil. Na aba Outros Lançamentos, incluir as situações do tipo SPEXXX e SPNXXX, informando o número do empenho e o subitem 96 nas situações do tipo SPEXXX e o número do mesmo empenho e o subitem em que ocorreu a despesa nas situações do tipo SPNXXX.
Clicar em REGISTRAR, gerando um documento NS (Nota de Sistema).

Figura 1 - Consultar Documento hábil - CONDH

Figura 2 - Consultar Documento Hábil - CONDH - Dados Básicos

Figura 3 - Consultar Documento Hábil - CONDH - Outros Lançamentos

Figura 4 - Consultar Documento Hábil - CONDH - Outros Lançamentos

Figura 5 - Consultar Documento Hábil - CONDH - Outros Lançamentos

Figura 6-  Consultar Documento Hábil - CONDH - Outros Lançamentos

Figura 7 - Consultar Documento Hábil - CONDH - Outros Lançamentos

Figura 8- Consultar Documento Hábil - CONDH - Outros Lançamentos

7.7.2  Anulação/Estorno do saldo não utilizado

Acessar a transação CONDH, informando o documento hábil de origem (SF) e clicar em Alterar Documento Hábil. Na aba Despesa a Anular, incluir a situação ASP006 (para SF concedido por meio da situação SPF006), informando o número do empenho a ser estornado, bem como o subitem 96.
 

Figura 9 - Consultar Documento Hábil - CONDH - Despesa a anular

Figura 10 - Consultar Documento Hábil - CONDH - Despesa a anular

Figura 11 - Consultar Documento Hábil – CONDH – Despesas a anular

Figura 12 - Consultar Documento Habil – CONDH – Despesas a anular

Figura 13 - Consultar Documento Habil – CONDH – Despesas a anular

Figura 14 - Consultar Documento Habil – CONDH – Despesas a anular

7.8  Controle pela área Contábil

Analisar a prestação de contas do suprimento de fundos, verificando a regularidade da utilização dos recursos, de acordo com as disposições deste POP.

As prestações de contas impugnadas serão imediatamente registradas em contas de responsabilidade até a sua regularização.

Encaminhar ao Ordenador de despesa o parecer sobre a prestação de contas para apreciação e aprovação das contas.

Receber do Ordenador o processo com a aprovação ou não da prestação de contas.

8 Registros

Tabela 2 – Registros

9 Anexos

Anexo I – Formulário de concessão do Suprimento de Fundos

Anexo II – Formulário de Requisição para Despesa através de Suprimento de Fundos

Anexo III – Formulário de Prestação de Contas do Suprimento de Fundos

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Documento assinado eletronicamente por NAIARA DA COSTA LUCAS CAMARA, Prestadora de Serviço, CPF: 053.897.037-58, em 21/07/2023, às 15:06, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por Roberto Viana Pereira, Analista de Gestão em Saúde, em 21/07/2023, às 15:07, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por MARIA DE LOURDES FERRAZ HELEODORO, Chefe do Departamento Econômico e Financeiro, em 21/07/2023, às 16:36, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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Documento assinado eletronicamente por FLAVIA SILVA, Coordenador(ª) Geral de Administração, em 24/07/2023, às 11:17, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.fiocruz.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 2086320 e o código CRC 048B5184.

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