SEI/FIOCRUZ - 3626017 - Modelo de Procedimento

Detalhar as diretrizes especificadas no procedimento PG 020001420/004 - Governança dos Indicadores.

Orientações gerais: https://8quali.movidesk.com/kb/pt-br/ ou clicar dentro do sistema na Central de Ajuda > Escrever na buscas Indicadores ou Ocorrências.

Este procedimento se aplica a todas as áreas da Coordenação-Geral de Administração - Cogead.

Os demais termos e definições relacionados ao Sistema de Gestão da Qualidade estão disponíveis no Glossário de Termos de Gestão, Intranet > Cogead > Qualidade > aba Glossário de Gestão.

Áreas da Cogead - Realizar a gestão de indicadores e tomar as devidas ações.

O módulo Indicadores do Software 8Quali tem como objetivo principal atuar como instrumento de apoio para a tomada de decisões nos diversos níveis da Cogead, por meio da gestão por resultados. Estão cadastrados os indicadores estratégicos, de processos, operacionais, e de serviços.

O Módulo Indicadores está disponível no site http://novo.8quali.com.br com acesso através de login e senha.

Os níveis dos usuários foram definidos no item 7.3.2 do PG 020001420/004 - Governança dos Indicadores.

A elaboração dos indicadores/itens de verificação é realizada por um conjunto de informações necessárias para assegurar sua melhor interpretação.

Confiabilidade (Fonte de dados confiáveis, método de aferição simples e passíveis de comparação): A fonte de dados deve ser confiável, capaz de produzir os mesmos resultados em situações equivalentes. Os indicadores gerados devem ser precisos e com base em procedimentos padronizados. Devem ser de fácil compreensão e ter facilidade para seu cálculo e uso. Deve apresentar compatibilidade com outras medidas tradicionalmente utilizadas em termos de conceitos.

Viabilidade (Indicadores de fácil medição e obtenção das informações): As informações necessárias devem ser coletadas e atualizadas a um custo razoável em comparação com outras opções. As informações primárias devem ser de fácil acesso. Devem permitir o registro e adequada manutenção e disponibilidade dos dados, resultados e memórias de cálculo.

Sustentabilidade (Existência justificável ao longo do tempo e possibilidade de comparação por série histórica, comparabilidade): Deve possibilitar comparações ao longo do tempo com demais referenciais apropriados. As variáveis que compõem o indicador devem ter estabilidade conceitual e sua forma de cálculo não deve variar no tempo e apresentar procedimentos de coleta estáveis.

Pertinência (Representatividade das subdimensões, validade, seletividade, objetividade e facilidade de comunicação): O indicador deve ser capaz de refletir o fenômeno que está sendo medido, sendo inequívoco sobre o que está sendo medido e quais dados serão utilizados, demonstrando capacidade de captar uma característica chave do produto, serviço ou processo e seus aspectos essenciais. Deve ser de fácil compreensão e aplicação em linguagem acessível. Deve demonstrar qual é o objetivo desejado, com definição da orientação da mudança pretendida.

Relevância (Atendimento às necessidades de informação das partes interessadas, praticidade, tempestividade, atualidade): O indicador deve fornecer informação útil e estar disponível, quando necessário, para monitoramento e tomada de decisão.

No cadastro de indicadores (indicadores/item de verificação) serão definidos os responsáveis pela coleta dos dados, pela análise dos resultados, e a periodicidade em que os resultados serão gerenciados.

A ficha do indicador/item de verificação (Anexo I) deve ser preenchida e enviada por e-mail pela área da Cogead, em consonância com os itens 7.2.3 e 7.2.4. Após o recebimento da ficha, a Equipe da Agequali (Administradores do Sistema vigente) deve realizar o cadastro do indicador/item de verificação no sistema 8Quali, módulo de Indicadores.

Descreve a fórmula de cálculo para o indicador/item de verificação, referenciando as variáveis que a compõem, tal como vai ser cadastrada no módulo Indicadores.

Cada indicador deve ser acompanhado de uma meta, que fornecerá informação de sucesso ou fracasso na sua avaliação.

Os indicadores/item de verificação devem se enquadrar em uma das perspectivas abaixo:

Economicidade: Alinhada ao conceito de uso e obtenção dos resultados com menor ônus possível, dentro dos requisitos e qualidade exigidos. Qualidade e quantidade de recurso, acessibilidade, cobertura; risco;

Execução: Realização dos processos, projetos e planos de ação, conforme estabelecido. Execução financeira e execução física;

Excelência: Conformidade a critérios e padrões de qualidade/ excelência para realização dos processos, atividades e projetos na busca de melhor execução e economicidade;

Eficiência: Relação entre produtos/serviços com insumos utilizados (relacionando o que foi entregue com o que foi consumido). Custo-efetividade; produtividade; tempo; custo unitário e custo-benefício;

Eficácia: Quantidade e qualidade de produtos e serviços entregues ao usuário. Quantidade/volume; qualidade do produto, acessibilidade e equidade; cobertura e risco;

Efetividade: Impacto gerado pelos produtos/serviços, processos, projetos. Vinculada ao grau de satisfação ou ainda valor agregado, transformação produzida no contexto geral. Impacto final e impacto intermediário.

A classificação dos indicadores/itens de verificação está definida no item 7.2 do PG 020001420/004 - Governança dos Indicadores.

Os indicadores/itens de verificação poderão ser categorizados de acordo com a avaliação em:

A aprovação é de responsabilidade do gestor do processo. Este item deve seguir a diretriz definida no item 7.4 do PG 020001420/004 - Governança dos Indicadores.

Caso um indicador tenha tido alguma alteração ou tenha sido cadastrado erroneamente, o sistema permite que a edição do mesmo seja realizada. Somente os Administradores, Equipe Agequali, poderão fazer a alteração no software 8Quali.

Neste caso, a área deverá enviar um e-mail para qualidade.cogead@fiocruz.br, solicitando a alteração do dado.

Se a data de alimentação for um sábado, domingo ou feriado, a alimentação deverá ser executada no dia útil anterior.

Para os indicadores/item de verificação que não apresentarem medição no período, deve-se zerar as duas variáveis que compõem a fórmula do indicador e depois inserir um comentário justificando o porquê dessa coleta ter sido desconsiderada, vide figuras 3, 4 e 5.

O gestor do processo/multiplicador do SGQ devem acompanhar e monitorar os resultados dos indicadores de sua área, conforme definido no item 7.5 do PG 020001420/004 - Governança dos Indicadores.

O multiplicador do SGQ da área, definido pelo gestor, que atuará como COMENTARISTA é o responsável por comentar o tratamento dos indicadores que ficarem fora da meta no período. O comentário deve ser feito até 10 dias, após o prazo final da alimentação, vide figuras 3, 4 e 5 do item 7.3.

Os indicadores da Cogead que ficarem fora da meta, deverão ter uma ocorrência associada no módulo Ocorrências software 8Quali, conforme estabelecido no PG 020001420/002- Tratamento de Anomalias.

Quando o tratamento do resultado não estiver no âmbito da Cogead, cabe apenas a inclusão de comentário, no campo Inserir comentário (vide figuras 3, 4, 5 do item 7.3), referente a análise das causas e evidência de incapacidade de ação.

A inativação do indicador/item de verificação deve ser aprovada na reunião pertinente a sua natureza e deve ser comunicada a todas as áreas envolvidas na alimentação e acompanhamento do indicador/item de verificação pelo responsável pela definição, bem como atualizar as referências ao indicador/item de verificação nos padrões e documentos da Cogead.

A ata da reunião ou e-mail deve ser anexado no cadastro do indicador, módulo Indicadores, conforme definido no item 7.4 do PG 020001420/004 - Governança dos Indicadores.

Após a decisão e registro da área da inativação do indicador ou item de verificação, a área deverá enviar um e-mail para qualidade.cogead@fiocruz.br solicitando a inativação do indicador da área.

A Equipe da Agequali (Administrador do sistema) é a responsável por inativar o indicador no sistema vigente.

Documento assinado eletronicamente por Maria da Conceição da Costa Lara, Prestador(a) de Serviços, em 27/02/2024, às 14:55, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por MARIA DE FATIMA ALVES ARRAES, Prestador(a) de Serviço, CPF: 026.234.957-42., em 27/02/2024, às 14:57, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por OSVALDO LUIZ DE OLIVEIRA RAYMUNDO, Chefe do Departamento de Gestão da Informação Administrativa e Assessoria, em 27/02/2024, às 15:25, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por FLAVIA SILVA, Coordenador(ª) Geral de Administração, em 28/02/2024, às 09:14, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.fiocruz.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 3626017 e o código CRC F999C957.

Após a impressão a cópia deste documento passa a ser considerada como "Cópia não Controlada".

HISTÓRICO DE REVISÕES
N° da versão	Descrição e/ou itens alterados
00	Criação do Procedimento.
01	O procedimento foi adequado para atender ao Sistema de Gestão. Reclassificado para POP (Procedimento Operacional Padrão), foi gerado um novo código. Procedimento anterior: PGQ 020001004/011 – Procedimento Geral da Qualidade de Gestão de Indicadores.
02	No item 5 foi incluída a referência ao Glossário de Termos de Gestão; nos itens 7.2.2 e 5 foi alterada a descrição para classificação “Institucional” devido à revogação do Programa GESPÚBLICA, a partir da publicação do Decreto 9.094/2017 e no item 9 foi alterado o campo “Origem”, ficha do indicador, Anexo I.
03	No item 7.1.2 o link referenciado para acesso ao Banco de Indicadores foi atualizado. O código do procedimento foi alterado de acordo com o novo código do Degias/Agequali (020001420) publicado na Tabela SGA em 21/02/2018.
04	No item 7.4 foi incluído o segundo parágrafo sobre os indicadores inativos.
05	No item 5 foi incluída a siga “ADI”. No item 7.3.1 inserido prazo para alimentação dos resultados para os indicadores de ADI.
06	Item 6 - foi incluído no título “Autoridades” e 7.3.2 – o termo “abaixo da meta” foi substituído por “fora da meta” com objetivo de contemplar resultados acima e abaixo da meta; Foi excluída a logomarca PEG de todos os anexos e do próprio documento por determinação da Coordenação devido ao término do Programa de Excelência em Gestão.
07	Item 2 - foram incluídas as referências ao software Qualyteam (módulo FLAG); item 6 - foi revisado a responsabilidade do Degias/Agequali; item 7.1.2 - incluído o acesso ao módulo FLAG; item 7.1.1 - incluído no primeiro parágrafo a referência ao módulo FLAG; item 7.1.4 - excluída a referência a ficha do indicador; item 7.2.2 - foi incluído O cadastro de Indicador, etapa de cadastro; item 7.2.2.1 - foi excluído o Banco de Indicadores; item 7.2.2.6 - foi excluído porque a ficha do indicador foi extinta em função da migração para o módulo FLAG; item 7.3 - foi reescrito e adequado ao módulo FLAG e incluída a figura 1; item 7.5 - foram incluídas as figuras 2 e 3; item 7.6 - foram incluídos o 3º parágrafo e a figura 4;item 8 - os controles para registro foram alterados por causa do sistema e no item 9 - o Anexo I - Ficha do Indicador/Item de Verificação foi excluído porque o cadastro do indicador será feito dentro do sistema, módulo FLAG.
08	Item 2 - foram incluídas os seguintes documentos complementares: http://novo.8quali.com.br e Orientações gerais: https://8quali.movidesk.com/kb/pt-br/ ou clicar dentro do sistema na Central de Ajuda > Escrever na buscas Indicadores ou Ocorrências; item 7.2.2.1 foi incluída a fórmula do indicador; item 7.2.2.3 a palavra "dimensão" foi substituída pela palavra "perspectiva"; item 7.2.2.4 a palavra "categoria" foi substituída pela palavra "classificação"; item 7.2.4 foi alterado o texto para melhor entendimento sobre alterações no sistema; item 7.3 - foi reescrito o terceiro parágrafo para melhor entendimento sobre alimentação para os indicadores que não não apresentarem resultados; itens 7.3, 7.4 - todas as figuras foram substituídas de acordo com o novo software 8Quali e item 7.6 - a palavra exclusão foi substituída pela palavra inativar. Todos os itens do procedimento que faziam referência ao sistema Qualyteam, foram alterados para Software Novo 8Quali.
09	Itens 7.2.2, 8 e 9 - foi incluída a ficha de indicadores.

Identificação	Armazenamento	Proteção	Recuperação	Código de classificação	Tempo de retenção	Disposição
Ata da Reunião	Software 8Quali (Módulo Indicadores) http://novo.8quali.com.br	Login e senha	Título campo "Descrição"	N/A	N/A	N/A
E-mail de aprovação gestor (item 7.4, letra d)) (Cadastro do Indicador)	Software 8Quali (Módulo Indicadores) http://novo.8quali.com.br	Login e senha	Título campo "Descrição"	N/A	N/A	N/A
Ficha do Indicador/Item de verificação	Pasta de rede Degias/Agequali: I:\DIRAD\DEGIAS\Agequali\Gestão de Indicadores	Backup de rede	Ano/Nome do Indicador/Item de Verificação	Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo que este documento está inserido.	Tempo de retenção associado a sua classificação.	A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação.