Cogead

Coordenação – Geral de Administração

Sumário

1 Objetivo

2 Documentos de Referência

3 Documentos Complementares

4 Campo de aplicação

5 Sigla e definições

6 Responsabilidades

7 Descrição

7.1 Premissas

7.2 Receber apontamentos da auditoria

7.3 Encaminhar Apontamentos

7.4 Tratar apontamentos

7.5 Enviar Minuta de resposta

7.6 Enviar respostas à Audin

7.7 Acompanhar apontamentos

7.8 Monitorar o prazo de resposta

7.9 Indicador

8 Registros

9 Anexos

1 Objetivo

Estabelecer diretrizes para o tratamento dos apontamentos de auditoria recebido da Audin/Fiocruz visando a obtenção de uma resposta satisfatória, bem como a redução, por meio do monitoramento dos responsáveis de cada Departamento ou erradicação do cometimento de falhas e impropriedades da Gestão da Cogead.

2 Documentos de referência

Regimento Interno da Fiocruz - Disponível em intranet da Audin/Fiocruz: https://intranet.fiocruz.br/ger_arquivo/arquivos/727a3.pdf;

Manual de Auditoria Interna da Fiocruz - Disponível na intranet da Audin/Fiocruz: https://portal.fiocruz.br/sites/portal.fiocruz.br/files/documentos/portaria_258-2016-pr_-_aprova_manual_da_audin.pdf;

3 Documentos complementares

PG 020001420/002 – Tratamento de Anomalias.

4 Campo de aplicação

Este procedimento aplica-se a todas as áreas da Cogead.

5 Siglas e definições

Ageplan – Assessoria de Gestão Estratégica e Planejamento;

Cogead – Coordenação Geral de Administração;

Degias –   Departamento de Gestão da Informação e Assessorias;

Audin – Auditoria Interna da Fiocruz;

Apontamentos – Ação de apontar;

Erradicação – Ato de eliminar ou extirpar;

Cometimento – Ato ou efeito de cometer;

Impropriedades – Estado ou particularidade do que é impróprio; inconveniência;

Gestão – Ato ou efeito de gerir; administração, gerência;

SEI - Sistema Eletrônico de Informações;

6 Autoridades e responsabilidades

• COGEAD – Responsável por responder de forma satisfatória os apontamentos encaminhados pela Audin/Fiocruz;

• Degias / Ageplan – Responsável pelo recebimento, o encaminhamento e o controle dos prazos de resposta dos apontamentos da Audin/Fiocruz;

• Áreas da Cogead – Responsável por tratar e responder os apontamentos dentro do prazo estipulado pela  AGEPLAN/COGEAD;

7 Descrição

7.1 Premissas

Os apontamentos de Auditoria, que dizem respeito aos serviços prestados pela COGEAD, são direcionados a Unidade pela Auditoria Interna da Fiocruz através de Ofício no processo SEI.

7.2 Receber apontamentos da auditoria

A Auditoria Interna da Fiocruz, encaminha para Coordenação da Cogead os apontamentos identificados na Unidade por meio de Ofício no Processo SEI. Ao receber essa solicitação encaminha à Assessoria de Planejamento Estratégico – Ageplan que deve identificar e controlar o prazo do atendimento e direcionar o apontamento à área responsável para elaboração da resposta.

7.3 Encaminhar apontamentos

Os apontamentos de auditoria recebidos na Ageplan são catalogados na planilha de Acompanhamento de Prazos das Respostas – Anexo I e posteriormente encaminhados, por despacho dentro do sistema SEI, às áreas responsáveis para análise e resposta no prazo fixado para o atendimento. 

7.4 Tratar apontamentos

As áreas responsáveis devem analisar internamente e tratar os apontamentos recebidos pela Auditoria Interna, por meio da  Planilha Controle de Tratamento - Anexo II disponibilizado em pasta de rede, caminho: I/DIRAD/AUDITORIA e posteriormente elaborar e encaminhar as respostas por meio de despacho no sistema SEI à Ageplan no prazo fixado.

7.5 Enviar minuta de resposta

Após o recebimento da resposta, a Ageplan prepara a Minuta de Ofício e encaminha no SEI, via bloco de assinatura, para análise e validação da Coordenação da Cogead. Cabe a Coordenação da Unidade averiguar se a reposta encaminhada pelo responsável está de acordo com os apontamentos. Caso julgue necessário poderá solicitar que a área elabore uma nova resposta.

7.6 Enviar resposta à Audin

Após validação por parte da Coordenação da Cogead, a respeito da Minuta de Ofício encaminhada pela Ageplan, cabe a Coordenação da Unidade enviar o Ofício à Audin/Fiocruz dentro do prazo estipulado via processo SEI.

7.7 Acompanhar Apontamentos

Após resposta à Audin/Fiocruz os responsáveis das áreas da Cogead devem acompanhar a execução das ações informadas na resposta à auditoria, bem como, manter a Ageplan atualizada sobre o andamento do atendimento do pleito, para isto deverá utilizar a Planilha de Controle de Tratamento - Anexo II disponibilizado na pasta de rede, caminho: I/DIRAD/AUDITORIA, para atualização trimestral pelos representantes de cada Departamento.

7.8 Monitorar o prazo de resposta

Caso a área não encaminhe a resposta no prazo estabelecido caberá a Ageplan/Cogead abrir um FTA – Formulário de Tratamento de Anomalias, conforme diretriz do PG  020001420/002 – Tratamento de Anomalias, com auxílio da Agequali.

7.9 Indicador

Auditorias respondidas fora do prazo

8 Registros

Tabela I – Registros

9 Anexos

Anexo I - Planilha de Acompanhamento de Prazos das respostas;

Anexo II - Planilha de Controle de Tratamento.

Documento assinado eletronicamente por Aline Guimarães da Silva, Prestador(a) de Serviços, em 21/09/2022, às 15:03, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por CLAUDIA SIMONE PINTO DA SILVA, Prestador(a) de Serviços, em 21/09/2022, às 15:10, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por OSVALDO LUIZ DE OLIVEIRA RAYMUNDO, Chefe do Departamento de Gestão da Informação Administrativa e Assessoria, em 21/09/2022, às 15:50, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por FLAVIA SILVA, Coordenador(ª) Geral de Administração, em 21/09/2022, às 16:24, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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