Cogead
Coordenação – Geral de Administração
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GESTOR DO DOCUMENTO Degias/Sica/Seprot |
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CÓDIGO DO PROCEDIMENTO RMP 020001210/008 |
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Nome do responsável pela elaboração Jaqueline Ribeiro |
Nome do responsável pela revisão Natália Xavier |
Nome do responsável pela validação Natália Xavier |
Nome do responsável pela aprovação Osvaldo Raymundo |
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VIgência: DOIS ANOS |
VERsão: 04/2022 |
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Histórico de Revisões |
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N° da Versão |
Descrição e/ou itens alterados |
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00 |
Criação do procedimento |
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01 |
Revisão do processo |
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02 |
Adequação do procedimento ao novo modelo |
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03 |
Item 2.1.1 Atualizado os nomes dos formulários e inserido o caminho para aquisição destes |
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04 |
Item 3 - Adequação dos campos Código de classificação, Tempo de retenção e Disposição na Tabela I - Registros; Item 04 - Atualizado os anexos do procedimento |
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Sumário
1 Identificação
2 Elementos do processo
2.1 Itens do Fluxograma
2.1.1 
Termo de Reconstituição
2.1.2 
Analisar processo
2.1.3 
Desvio Exclusivo
2.1.4 Manter numeração
2.1.5 Atribuir nova numeração
2.1.6 Registrar ocorrência
2.1.7 Confeccionar processo
2.1.8 
Processo Finalizado
2.2 Atores
2.3 Áreas de Interação
2.3.1 Requisitante
3 Registros
4 Anexos
Processo:
Gerenciar Documentos Administrativos;
Subprocesso:
Reconstituir Processo;
Responsáveis:
Seprot – Seção de protocolo;
Clientes:
Requisitante;
Regras do negócio:
Não se aplica.
2.1.1 Termo de Reconstituição
O requisitante solicita a reconstituição do processo somente após a ciência da chefia imediata e a divulgação, no âmbito da Unidade, sobre o processo não localizado. Quando as buscas não geram resultados inicia-se o processo de reconstituição.
As solicitações de reconstituição de processos devem vir acompanhados do Termo de Reconstituição de Processo – Anexo I ou Termo de Reconstituição de Volume – Anexo II e providenciar as cópias de documentações que dispuserem autenticadas por um servidor da área requisitante.
Os anexos estão disponíveis também no seguinte caminho: Site Cogead > SGA Web > sistema de Informação > Formulários / Manuais.
Após recebimento do Termo de Reconstituição do Processo ou Volume, o colaborador do protocolo deve analisar de que tipo de processo se trata antes de prosseguir com a reconstituição.
2.1.3 Desvio Exclusivo
Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão: Processo de pagamento e Demais processos.
Nos Processos de Pagamento não é possível atribuir uma nova numeração. O número do processo é mantido, apenas se deve reimprimir a capa do que foi extraviado e acrescentar as informações a serem reconstituídas encaminhadas na solicitação.
Nos demais processos uma nova numeração é atribuída ao processo reconstituído.
O colaborador do protocolo deve registar a ocorrência no sistema a respeito da reconstituição.
Para os demais processos deve constar na observação que se refere a uma reconstituição, fazendo um apenso ao número do processo extraviado.
Para os processos de Pagamentos a observação de que se trata de uma reconstituição deve ser realizada no campo de observação do cadastro do processo, tendo em vista que a numeração é mantida.
O processo é confeccionado da seguinte forma: capa, peças processuais, contracapa e fixado com os telos.
2.1.8 Processo Finalizado
A solicitação é finalizada após a entrega do processo reconstituído ao requisitante.
Após a reconstituição, caso o processo original seja localizado, o processo reconstituído deve ser anexado ao processo original.
Seprot – Seção de Protocolo.
O requisitante deve solicitar a reconstituição de um processo juntamente com o Termo Reconstituição de processo ou volume, onde deverão ser preenchidas as seguintes informações: Data, Número do processo, Procedência, interessado, código de classificação, número de folhas, motivo da reconstituição, matrícula de um servidor da área requisitante e assinatura deste.
Tabela I – Registros
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Identificação |
Armazenamento |
Proteção |
Recuperação |
Código de classificação |
Tempo de retenção |
Disposição |
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Termo de Reconstituição de Processo |
Pasta de Rede da área/Página da Cogead |
Login e Senha |
Título |
Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo que este documento está inserido |
Tempo de retenção associado a sua classificação |
A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação. |
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Termo de Reconstituição de Volume |
Pasta de Rede da área/Página da Cogead |
Login e Senha |
Título |
Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo que este documento está inserido |
Tempo de retenção associado a sua classificação |
A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação. |
Anexo I - Termo de Reconstituição de Processo;
Anexo II - Termo de Reconstituição de Volume;
Anexo III - Fluxograma do Processo.
 | Documento assinado eletronicamente por JAQUELINE MACHADO RIBEIRO, Prestador(a) de Serviços, em 27/06/2022, às 10:02, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. |
| | Documento assinado eletronicamente por NATALIA ALVES XAVIER, Assistente Técnico de Gestão em Saúde, em 27/06/2022, às 10:11, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. |
| | Documento assinado eletronicamente por OSVALDO LUIZ DE OLIVEIRA RAYMUNDO, Chefe do Departamento de Gestão da Informação Administrativa e Assessoria, em 27/06/2022, às 11:43, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. |
 | A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.fiocruz.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 1717524 e o código CRC 0BEBF101. |
Após a impressão a cópia deste documento passa a ser considerada como "Cópia não Controlada".
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Referência: Processo nº 25380.001684/2022-84 |
SEI nº 1717524 |