Cogead

Coordenação – Geral de Administração

 Sumário

1. Identificação

2. Elementos do processo

2.1  Itens do fluxograma

2.1.1  Processo de contratação do SEI

2.1.2  Analisar processo

2.1.3  Desvio exclusivo

2.1.4  Solicitar análise da minuta de contrato à Procuradoria Federal

2.1.5  Aguardar análise da Procuradoria Federal

2.1.6  Analisar parecer/Nota da Procuradoria Federal

2.1.7  Desvio exclusivo

2.1.8  Atender apontamentos expostos pela Procuradoria Federal

2.1.9  Atender apontamentos da Procuradoria Federal

2.1.10  Formalizar o contrato

2.1.11  Solicitar assinaturas do contrato

2.1.12  Aguardar conclusão das assinaturas

2.1.13  Desvio paralelo

2.1.14  Cadastrar o contrato 

2.1.15 ​ Agendar publicação do Diário Oficial da União - DOU

2.1.16  Aguardar publicação

2.1.17  Incluir publicação no processo

 2.1.18  Encaminhar contrato e publicação

2.1.19  Atualizar sistema

2.1.20  Desvio exclusivo

2.1.21  Realizar registros contábeis

2.1.22  Encaminhar contrato e publicação para contratada

2.1.23  Registrar Contrato

2.1.24  Incluir despacho de devolução

2.1.25  Processo encaminhado ao requisitante via SEI 

2.2 Atores

2.3 Áreas de interação

2.3.1 Serviço de Administração de Compras - SEAC ou Unidades centralizadas

2.3.2 Requisitante

2.3.3 Procuradoria Federal

2.3.4 Serviço de Contabilidade – SECON da COGEAD

2.3.5 Serviço de Tesouraria – SETES da COGEAD

2.3.6 Representante e testemunha da contratada

2.3.7 Representante e testemunha da Contratante

3. Registros

4. Anexos

1. Identificação

Processo:

PP 020005500/001 - Formalizar Contratos

Subprocesso:

Formalizar Termos de Contratos

Responsáveis:

Serviço de Formalização de Contratos - SEFCON.

Clientes:

Áreas ou Unidades requisitantes

Regras do negócio:

PP 020005500/001 – Formalizar Contratos;

Lei 8.666/1993;

Lei 14.133/2021;

IN 05/2017 - MPDG/SEGES.

2. Elementos do processo

2.1  Itens do fluxograma

2.1.1  Processo de contratação do SEI

Receber processo do SEAC/COGEAD ou das Unidades Centralizadas com determinação de contratação, via SEI.

Entrada: processo.

2.1.2  Analisar processo

Análise realizada de acordo com o Checklist – Formalização de Contrato (Anexo II do PP 020005500/001 - Formalizar Contratos).

Sanar pendências ou eventuais apontamentos da Procuradoria Federal referentes à minuta de contrato ou encaminhar para análise da minuta de contrato quando não houver pronunciamento a seu respeito.

2.1.3  Desvio exclusivo

Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão: necessita de análise da Procuradoria Federal ou não necessita de análise da Procuradoria Federal.

Quando a minuta de contrato não necessitar de análise da Procuradoria federal, seguir para a atividade Atender apontamentos da Procuradoria Federal -P.F.

2.1.4  Solicitar análise da minuta de contrato à Procuradoria Federal

Encaminhar o processo para Procuradoria Federal emitir parecer a respeito da minuta de contrato.

Saída: processo.

2.1.5  Aguardar análise da Procuradoria Federal

Aguardar emissão do parecer para dar continuidade à formalização do contrato.

2.1.6  Analisar Parecer/Nota da Procuradoria Federal

Verificar possibilidade de prosseguimento do feito ou a necessidade de retorno para parecer conclusivo.

Entrada: processo.

2.1.7  Desvio exclusivo

Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão: aprovado ou não aprovado.

2.1.8  Atender apontamentos expostos pela Procuradoria Federal

Caso a minuta de contrato não esteja aprovada, o SEFCON irá atender apontamentos expostos pela Procuradoria Federal e ela será reenviada para nova análise da PF.

Saída: processo.

2.1.9  Atender apontamentos da Procuradoria Federal

Caso a minuta de contrato esteja aprovada, o SEFCON irá atender os apontamentos indicados no Parecer/Nota que realizou essa análise e em seguida formalizará o contrato.

2.1.10  Formalizar o contrato

O contrato será elaborado no SEI com base no Checklist de formalização de contrato (Anexo II do PP 020005500/001 - Formalizar Contratos). 

A formalização do contrato consiste basicamente no preenchimento da minuta de contrato com as informações da empresa a ser contratada.

Saída: contrato.

2.1.11  Solicitar assinaturas do contrato

O Contrato será disponibilizado para o representante e testemunha da contratada através da função Gerenciar Assinaturas Externas no SEI e para a representante da contratante através de Bloco de Assinaturas. O colaborador que formalizar o contrato assinará como testemunha da contratante.

Saída: Contrato para assinatura.

2.1.12  Aguardar conclusão das assinaturas

O contrato deverá ser assinado pelos representantes e testemunhas no dia de sua disponibilização.

2.1.13  Desvio paralelo

Item que indica mais de um caminho a seguir no processo a ser executado paralelamente: Cadastrar o contrato no Sistema Comprasnet Contratos e Agendar publicação do Diário Oficial da União - DOU no Sistema Comprasnet Contratos.

NOTA: A publicação é realizada durante o cadastramentro do contrato.

2.1.14  Cadastrar o contrato no Sistema 

Realizar o cadastro do contrato no Sistema Compras.gov.br Contratos (https://www.gov.br/compras/pt-br/sistemas/comprasnet-contratos).

2.1.15 ​ Agendar publicação do Diário Oficial da União - DOU

O colaborador deve realizar o agendamento da publicação do Diário Oficial da União - DOU no Sistema Compras.gov.br Contratos, na aba de dados do contrato.

2.1.16  Aguardar publicação

Localizar a publicação do contrato no dia indicado, no Diário Oficial da União.

2.1.17  Incluir publicação no processo

Incluir o extrato da publicação (pdf) no processo SEI.

2.1.18  Encaminhar contrato e publicação

Contratos de aquisição deverão ser encaminhados via e-mail por meio do Sistema SEI, apenas para o SECON/COGEAD (secon.cogead@fiocruz.br).

Os demais tipos de contrato deverão ser encaminhados para o SECON/COGEAD e para o SETES/COGEAD. (secon.cogead@fiocruz.br e setes.cogead@fiocruz.br).

Saída: E-mail via SEI.

2.1.19  Atualizar sistema

O DEFIN/SECON deverá atualizar o sistema SIAFI com as informações do Contrato.

2.1.20  Desvio exclusivo

Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão: aquisição ou demais.

2.1.21  Realizar registros contábeis

O DEFIN/SETES deverá realizar os registros contábeis no SIAFI.

2.1.22  Encaminhar contrato e publicação para contratada

Enviar e-mail via SEI para contratada com contrato assinado e sua publicação.

Saída: E-mail via SEI.

2.1.23  Registrar Contrato

Cadastrar o contrato no sistema Consulta Contrato Fiocruz (http://www.dirad.fiocruz.br/contratos/) e incluí-lo no sistema, em formato pdf com sua publicação.

2.1.24  Incluir despacho de devolução

Incluir despacho "Despacho - Devolução Após Formalização do Contrato". Este despacho contém orientações acerca da gestão e da fiscalização da contratação.

2.1.25  Processo encaminhado ao requisitante via SEI

Após a conclusão da formalização do contrato, o processo será encaminhado ao Requisitante via SEI.

2.2     Atores

Serviço de Formalização de Contratos - SEFCON. 

Serviço de Contabilidade - DEFIN/SECON;

Serviço de Tesouraria - DEFIN/SETES.

2.3     Áreas de Interação

2.3.1 Serviço de Administração de Compras - SEAC ou Unidades centralizadas

Responsável por encaminhar o processo de contratação com a minuta de contrato ao SEFCON.

2.3.2 Requisitante

Essa figura é responsável por prestar esclarecimentos, quando necessário, a respeito da demanda de contratação para as áreas em que o processo tramitar.

2.3.3 Procuradoria Federal

Responsável pelo exame e aprovação das minutas contratuais, conforme artigo 38 § único da Lei 8.666/1993 e emissão de parecer/nota a respeito da contratação pretendida.

2.3.4 Serviço de Contabilidade – SECON da COGEAD

Responsável por realizar os registros contábeis do contrato no sistema SIAFI.

2.3.5 Serviço de Tesouraria – SETES da COGEAD

Responsável por realizar registros contábeis do contrato no sistema SIAFI.
NOTA: Só serão enviados para o SETES/COGEAD contratos que não são de aquisição.

2.3.6 Representante e testemunha da contratada

Testemunha e representante legal são responsáveis pela assinatura do termo de contrato.

2.3.7 Representante e testemunha da Contratante

Testemunha e representante legal da Fiocruz são responsáveis pela assinatura do termo de contrato.

3.     Registros

                                                       Tabela I – Registros

4.      Anexos

Anexo I – Fluxograma do Processo Formalizar Termos de Contratos

Documento assinado eletronicamente por LORENZO THEODORO BORGES, Prestador(a) de Serviços, em 19/10/2022, às 09:29, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por ROGERIO BEZERRA DA SILVA, Prestador de Serviço, CPF: 104.991.257-89, em 19/10/2022, às 15:30, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por PAULO DE CARVALHO VILLAS BOAS, Chefe do Serviço de Formalização Contratual, em 21/10/2022, às 15:38, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por ALEX LIMA DE CARVALHO, Chefe do Departamento de Operações Comerciais, em 21/10/2022, às 15:47, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.fiocruz.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 2121588 e o código CRC 87C2502C.

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