Cogead

Coordenação – Geral de Administração

 Sumário

1. Identificação

2. Elementos do processo

2.1 Itens do fluxograma

2.1.1  Abertura de Portaria

2.1.2  Solicitar abertura de Portaria

2.1.3  Emitir Portaria

2.1.4  Selecionar itens para inventário

2.1.5  Gerar Inventário

2.1.6  Efetuar 1ª contagem

2.1.7  Lançar no sistema os dados da 1ª contagem

2.1.8  Desvio Exclusivo

2.1.9  Imprimir relatório da 2ª contagem

2.1.10  Efetuar 2ª contagem

2.1.11  Lançar no sistema os dados da 2ª contagem

2.1.12  Desvio Exclusivo

2.1.13  Imprimir relatório da 3ª contagem

2.1.14  Efetuar 3ª contagem

2.1.15  Lançar no sistema os dados da 3ª contagem

2.1.16  Finalizar contagem

2.1.17  Desvio Exclusivo

2.1.18  Analisar diferenças

2.1.19  Coletar assinatura dos membros da comissão de inventário

2.1.20  Analisar Processo 

2.1.21  Assinar Processo 

2.1.22  Assinar Processo

2.1.23  Promover ajustes nos sistemas 

2.1.24  Encaminhar processo ao SAM para arquivamento

2.1.25  Processo arquivado

2.2 Atores

2.3 Áreas de Interação

2.3.1 Departamento Comercial - Decom

2.3.2 Coordenação

3. Registros

4. Anexos

1. Identificação

Processo:

Gerir Suprimentos;

Subprocesso:

Realizar Inventário Rotativo;

Responsáveis:

Departamento Comercial – Decom, Coordenação da Cogead, SEAM/SARD Administrativo e SEAM/SARD Operacional;

Clientes:

Áreas ou Unidades requisitantes. SEAM/SARD Administrativo e SEAM/SARD Operacional;

Regras do negócio:

PP 020005300/001 – Gerir Suprimentos.

2. Elementos do processo

2.1 Itens do fluxograma

2.1.1  Abertura de Portaria

O Processo inicia-se com solicitação de emissão de Portaria pela Coordenação.

2.1.2  Solicitar abertura de Portaria

O SEAM/SARD deve enviar um e-mail à Coordenação da Cogead com a solicitação de emissão de portaria com o objetivo de constituir comissão para proceder o inventário rotativo físico e financeiro do Almoxarifado da Cogead.

Saída: E-mail.

2.1.3  Emitir Portaria

A Coordenação da Cogead é responsável pela emissão da portaria, via SEI.  

Saída: Portaria.

2.1.4  Selecionar itens para inventário

O monitor de materiais deve diariamente acessar o Sistema SGA Almoxarifado Fiocruz e selecionar os itens para inventário, considerando a curva ABC, verificar se os itens não possuem reserva e efetuar o bloqueio dos itens no Sistema de Gerenciamento de Estoques.

Observação:

CURVA ABC: Classificação de materiais, em que se considera a importância baseada das quantidades utilizadas e no seu valor no Sistema SGA Almoxarifado Fiocruz.

2.1.5  Gerar Inventário

O monitor de materiais deve gerar inventário no Sistema SGA Almoxarifado Fiocruz, imprimir o Relatório da 1ª Contagem de inventário físico e encaminhá-lo ao monitor operacional.

Saída: Relatório da 1º contagem.

2.1.6  Efetuar 1ª contagem

O monitor operacional deve efetuar a 1ª contagem dos itens, registrar no Relatório da 1ª Contagem de inventário a quantidade, verificar lote e validade e encaminhar ao administrativo.

Entrada: Relatório da 1ª contagem.

Saída: Relatório da 1ª contagem com registros. 

2.1.7  Lançar no sistema os dados da 1ª contagem

O monitor operacional deve lançar no Sistema SGA Almoxarifado Fiocruz os dados da 1ª contagem, utilizando o Relatório da 1ª Contagem, e verificar a existência de itens divergentes.

Entrada: Relatório da 1ª contagem com registros.

2.1.8  Desvio Exclusivo

Item que indica mais de um caminho a seguir no processo: divergente ou não existe divergência.

2.1.9  Imprimir relatório da 2ª contagem

O monitor de materiais deve imprimir o Relatório da 2ª Contagem no Sistema SGA Almoxarifado Fiocruz dos itens divergentes e encaminhá-lo ao operacional.

Saída: Relatório da 2º Contagem.

2.1.10  Efetuar 2ª contagem

Outra equipe do operacional deve realizar a 2ª contagem dos itens divergentes identificados na 1ª contagem e encaminhar o relatório ao administrativo.

Entrada: Relatório da 2º contagem.

Saída: Relatório da 2º contagem com registros. 

2.1.11  Lançar no sistema os dados da 2ª contagem

O monitor de materiais deve lançar no Sistema SGA Almoxarifado Fiocruz os dados da 2ª contagem e verificar a existência de itens divergentes.

Entrada: Relatório da 2º contagem com registros.

2.1.12  Desvio Exclusivo

Item que indica mais de um caminho a seguir no processo: divergente ou não existe divergência.

2.1.13  Imprimir relatório da 3ª contagem

O monitor de materiais deve imprimir o relatório da 3ª contagem no Sistema SGA-Almoxarifado Fiocruz dos itens divergentes e encaminhá-lo ao operacional.

Saída: Relatório da 3º contagem.

2.1.14  Efetuar 3ª contagem

Outra equipe do operacional deve realizar a 3ª contagem dos itens divergentes identificados na 2ª contagem e encaminhar ao administrativo.

Entrada: Relatório da 3ª contagem.

Saída: Relatório da 3ª contagem com registros. 

2.1.15  Lançar no sistema os dados da 3ª contagem

O monitor de materiais deve lançar no Sistema SGA-Almoxarifado Fiocruz os dados da 3ª contagem e verificar a existência de itens divergentes.

Entrada: Relatório da 3º contagem com registros.

2.1.16  Finalizar contagem

O monitor de materiais deve acessar o Sistema SGA Almoxarifado Fiocruz, finalizar a contagem dos itens com ou sem divergência, mudar o status do inventário para "concluído" e desbloquear os itens no SGA Almoxarifado Fiocruz.

2.1.17  Desvio Exclusivo

Item que indica mais de um caminho a seguir no processo: divergente ou não existe divergência.

2.1.18  Analisar diferenças

O monitor de materiais deve efetuar a análise dos itens divergentes e apontá-las no processo de inventário.

2.1.19  Coletar assinatura dos membros da comissão de inventário

O monitor de materiais deve coletar a assinatura dos membros da comissão de inventário, sinalizar a apuração dos itens divergentes e de acordo com o relatório informar a acurácia dos itens e anexar os relatórios ao processo de inventário.

Após o trâmite de assinatura da comissão de inventário, o monitor de materiais deve direcionar o processo, periodicamente, para ciência da chefia do SEAM e encaminhá-lo ao DECOM para deliberação do processo.

Saída: Processo de inventário.

2.1.20  Analisar Processo 

A Chefia de Departamento deve analisar e validar o processo de inventário.

Entrada: Processo de inventário.

2.1.21  Assinar Processo 

A Chefia de Departamento deve analisar, assinar/validar o processo de inventário e encaminha-lo à Coordenação da Cogead.

Saída: Processo de inventário assinado.

2.1.22  Assinar Processo

A Coordenação deve assinar o processo autorizando os ajustes, caso sejam necessários.

Entrada: Processo de inventário.

Saída: Processo de inventário assinado. 

2.1.23  Promover ajustes nos sistemas 

O monitor de materiais deve promover os ajustes, se necessário, no Sistema SGA Almoxarifado, para regularização do estoque.

Entrada: Processo de inventário assinado.

2.1.24  Encaminhar processo ao SAM para arquivamento

Após finalização dos ciclos de inventário, o processo será encaminhando ao SAM, via SEI, para arquivamento, podendo ser desarquivado a qualquer momento, caso necessário.   

Ciclo de inventário: Durante exercício de cada ano são realizadas três rodadas de contagens dos itens da curva A, duas rodadas de contagens dos itens da curva B; e uma rodada de contagem dos itens da curva C.

2.1.25  Processo arquivado

Processo finaliza-se com o arquivamento do processo no SEI.

2.2 Atores

• SEAM/SARD Administrativo;

• SEAM/SARD Operacional.

2.3 Áreas de Interação

2.3.1 Departamento Comercial - Decom

A chefia do Decom é responsável em analisar, assinar e validar o processo de inventário e encaminhá-lo à Coordenação.

2.3.2 Coordenação

Responsável pela emissão das portarias de constituição da Comissão de Inventário e pela aprovação do processo de inventário.

3. Registros

Tabela I – Registros

4. Anexos

Anexo I – Fluxograma do Processo Realizar Inventário Rotativo

Documento assinado eletronicamente por LORENZO THEODORO BORGES, Prestador(a) de Serviços, em 13/09/2022, às 16:03, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Camilla Gonçalves Figueiredo, Prestadora de Serviço, CPF: 150.946.637-12., em 14/09/2022, às 12:11, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por THIAGO FIDELIS DE SOUSA FURRIEL, Chefe do Serviço de Gestão de Materiais, em 14/09/2022, às 13:58, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por ALEX LIMA DE CARVALHO, Chefe do Departamento de Operações Comerciais, em 15/09/2022, às 10:55, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.fiocruz.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 1711250 e o código CRC 85A7FB35.

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